Hackathon Nasıl Düzenlenir? Adım Adım Organizatör Rehberi

Hackathon, takımların belirli bir sürede (genellikle 24-48 saat) bir problem için çalışan bir ürün ya da prototip geliştirip jüriye sunduğu yoğun bir üretim etkinliğidir. İyi bir hackathon düzenlemek için büyük bir bütçeden önce net bir tema, yeterli hazırlık süresi ve katılımcıların rahat çalışabileceği bir ortam gerekir.

Bu rehber ilk kez hackathon düzenleyecek topluluklar, üniversite kulüpleri ve şirketler için yazıldı.

Hackathon türleri

Önce formatı seç; mekan, bütçe ve takvim buna göre değişir.

• Yüz yüze: Takımlar aynı salonda çalışır. Enerji yüksektir, ama mekan, yemek ve konaklama gibi kalemler bütçeyi büyütür.

• Çevrim içi: Katılımcılar her yerden katılır, maliyet düşer. Takım içi iletişimi ve mentor saatlerini iyi planlaman gerekir; yoksa katılımcılar yarıda kopar.

• Hibrit: Bir kısmı salonda, bir kısmı uzaktan. En esnek ama yönetmesi en zor format; iki grubun da aynı bilgiyi aynı anda alması gerekir.

• Kurum içi ya da açık: Kurum içi hackathon çalışanlarla yapılır, fikir ve ekip bağı üretir. Açık hackathon herkese açıktır, işe alım ve topluluk büyütmek için kullanılır.

• Tema odaklı: "Sağlıkta yapay zeka", "iklim verisi", "erişilebilirlik" gibi bir tema projeleri karşılaştırılabilir kılar ve sponsor bulmayı kolaylaştırır.

Zaman çizelgesi: 8-12 hafta öncesinden gün sonrasına

Bütçe kalemleri ve nasıl hesaplanır

Her hackathonun bütçesi farklıdır; burada rakam yerine kalemleri ve hesaplama yolunu veriyoruz.

• Mekan: Saatlik ya da günlük ücret × süre. Üniversite salonları, teknoparklar ve ortak çalışma alanları bazen sponsorluk karşılığı ücretsiz verir.

• Yemek ve içecek: Kişi sayısı × öğün sayısı × kişi başı fiyat. 24 saati aşan etkinlikte gece atıştırmalığını unutma.

• Altyapı: İnternet, priz, uzatma kablosu, ekran, ses sistemi; çevrim içi formatta yayın ve iletişim araçları.

• Ödüller: Para ödülü, ürün, kuluçka programı ya da bulut kredisi.

• Basılı ve tanıtım: Yaka kartı, afiş, tişört, reklam.

• Güvenlik ve sigorta: Gece süren etkinlikte güvenlik görevlisi; gerekiyorsa etkinlik sigortası.

• Yedek: Toplamın bir kısmını beklenmeyen giderlere ayır.

Kişi başı maliyeti çıkarmak için toplamı beklenen katılımcı sayısına böl. Ücretsiz etkinliklerde kayıt yapanların bir kısmı gelmez; yemek siparişini kayıt sayısına göre değil, geçmiş etkinliklerindeki katılım oranına göre ver.

Mekan ve altyapı

Mekan seçerken üç şeye bak: herkese yetecek priz, kalabalığı kaldıracak internet, takımların sessizce çalışabileceği köşeler. Sunum için ayrı bir salon ya da sahne, dinlenmek için sakin bir alan iyi olur. Erişilebilirliği (asansör, tuvalet, ulaşım) kayıt sayfasında yaz. Çevrim içi formatta tek bir iletişim kanalı seç, takım odalarını ve mentor saatlerini önceden kur.

Sponsor ve ödüller

Sponsora ne vereceğini net yaz: logo görünürlüğü, bir konuşma, kendi API'sini ya da ürününü kullanan bir ödül kategorisi, katılımcılarla tanışma saati. Katılımcıların kişisel bilgisini (e-posta, telefon, özgeçmiş) sponsorla paylaşmayı vaat etme; bunu yalnız katılımcının ayrıca izin verdiği durumda yapabilirsin.

Ödüllerde birden fazla kategori (genel birincilik, en iyi tasarım, en iyi sosyal etki) daha fazla takımı motive eder. Ödülün nasıl teslim edileceğini ve vergi gibi yükümlülükleri önceden netleştir.

Jüri ve değerlendirme kriterleri

Jüriyi teknik ve iş tarafından karışık kur. Kriterleri ve puan ağırlıklarını etkinlikten önce yayınla. Sık kullanılan kriterler:

• Problem ve etki: gerçek bir sorunu çözüyor mu?

• Teknik uygulama: çalışan bir demo var mı, ne kadar sağlam kurulmuş?

• Yaratıcılık: fikir ya da yaklaşım yeni mi?

• Tasarım ve kullanılabilirlik: biri bunu gerçekten kullanabilir mi?

• Sunum: takım ne yaptığını kısa ve açık anlatabiliyor mu?

Her takıma eşit sunum süresi ver ve süreyi sıkı tut. Jüri üyesinin bir takımla bağı varsa (çalışanı, yakını) o takımı puanlamamasını kural olarak yaz.

Davranış kuralları ve güvenlik

Kısa bir davranış kuralları metni yaz ve kayıtta onaylat: saygılı iletişim, taciz ve ayrımcılığa sıfır tolerans, başkasının kodunu izinsiz kullanmama. Kural ihlalinde kime başvurulacağını ve ne olacağını yaz, etkinlikte bu kişiyi görünür kıl. Gece süren yüz yüze etkinlikte giriş kontrolü, ilk yardım bilgisi ve acil durum planı hazır olsun. 18 yaşından küçük katılımcı kabul edeceksen veli izni ve ek gözetim gerekir.

Katılımcı kaydı ve takım kurma

Kayıt formunda yalnız gerçekten kullanacağın bilgiyi iste: ad, iletişim, rol (geliştirici, tasarımcı, ürün, veri) ve takımı olup olmadığı. "Belki lazım olur" diye kimlik numarası ya da adres isteme.

Takımı olmayanlar için eşleştirme yap: rollere göre dengeli takımlar kur ya da etkinliğin başında kısa bir tanışma ve fikir sunma oturumu düzenle. Takım büyüklüğünü (ör. 2-5 kişi) baştan yaz.

Mentorlar

Mentorlar takımların takıldığı yerde yol gösterir. Farklı alanlardan (yazılım, tasarım, veri, iş modeli) mentor bul, her birinin hangi saatlerde müsait olduğunu bir çizelgeye yaz. Mentorlara önceden söyle: kodu takımın yerine yazmazlar, takımın doğru soruyu bulmasına yardım ederler.

Fikri mülkiyet ve katılım koşulları

Bu bölüm genel bilgidir, hukuki tavsiye değildir; kendi etkinliğin için bir hukukçuya danış.

Katılım koşullarında şunları açıkça yaz: projelerin fikri hakları kimde kalıyor (genelde takımda), sponsor ya da organizatör projeyi kullanmak istiyorsa hangi şartlarla, etkinlik öncesinde yazılmış kodun kullanılıp kullanılamayacağı, açık kaynak lisansları ve üçüncü taraf verisinin nasıl kullanılacağı. Kurum içi hackathonda iş sözleşmesindeki fikri mülkiyet hükümleri de devreye girebilir.

KVKK: katılımcı verisi, fotoğraf ve video

Türkiye'de katılımcı verisi işliyorsan 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'na tabisin.

• Kayıt sırasında hangi veriyi, hangi amaçla topladığını, kimlerle paylaşacağını ve ne kadar saklayacağını açıkça yaz. Buna aydınlatma yükümlülüğü denir (KVKK md. 10).

• Çekim yapılacaksa bunu kayıtta ve girişte duyur. Yüzü belirgin fotoğrafı tanıtımda kullanmak için açık rıza al; çekilmek istemeyenler için renkli yaka kartı gibi görünür bir işaret kullan.

• Katılımcı listesini sponsorlarla, jüriyle ya da diğer katılımcılarla izinsiz paylaşma. Bağlantı kurmak isteyenler bunu kendi aralarında, iki tarafın da onayıyla yapabilmeli.

• Etkinlik bitince artık gerekmeyen veriyi (yemek tercihi, tişört bedeni gibi) sil.

Etkinlik sonrası

Ödül töreni bittiğinde işin bir kısmı hala önünde.

Projeleri kısa açıklama ve demo bağlantısıyla bir sayfada topla; takımlar bu sayfayı portföylerinde gösterir. Birkaç gün içinde kısa bir geri bildirim anketi gönder: neyi sevdiler, neyi değiştirmeliyiz, bir sonrakine gelirler mi?

İnsanlar hackathonlarda takım arkadaşı, kurucu ortak, hatta iş bulur. Bu bağlar etkinlik bitince kopmasın diye konuşmayı bir topluluk kanalında sürdür. Ayrıntılı öneriler: Etkinlikten sonra katılımcılarla bağlantı nasıl korunur? ve Networking nasıl yapılır?

Sponsorlara katılımcı sayısı, proje sayısı ve öne çıkan projelerle kısa bir özet gönder. Rapora kişisel veri koyma, toplu sayı yeter.

Sık yapılan hatalar

• Geç başlamak: Dört haftada kurulan hackathonda sponsor ve mentor bulmak zorlaşır.

• Belirsiz tema: "Ne istersen yap" teması, jüriye birbiriyle karşılaştırılamaz projeler getirir.

• Kriterleri sonradan açıklamak: Takımlar neyle puanlanacağını bilmezse sonuca itiraz artar.

• Yemeği kayıt sayısına göre sipariş etmek: Ücretsiz etkinlikte herkes gelmez.

• Uzun sunumlar: 40 takım × 10 dakika, jüriyi de salonu da yorar.

• Etkinlik sonrası sessizlik: Katılımcılar bir sonraki etkinlikten haber alamazsa topluluk dağılır.

Kontrol listesi

• Amaç, tema, format ve hedef katılımcı sayısı yazıldı

• Bütçe kalemleri ve yedek pay belirlendi

• Mekan ve altyapı (priz, internet, sunum alanı) hazır

• Sponsorlarla neyin verileceği yazılı olarak netleşti

• Jüri, mentorlar ve gönüllü görevleri belli

• Değerlendirme kriterleri ve puan ağırlıkları yayında

• Davranış kuralları ve katılım koşulları kayıtta onaylanıyor

• KVKK aydınlatma metni ve çekim için rıza hazır

• Takım eşleştirme planı var

• Etkinlik sonrası anket, proje sergisi ve teşekkür mesajı hazır

Masqot'ta hackathon

Masqot'ta hackathonunu "Hackathon" türünde bir etkinlik olarak yayınlarsın. Etkinlik sayfasında kayıt toplar, istersen kontenjan koyar ya da başvuruları tek tek onaylarsın. Kayıt formuna kendi sorularını (rol, takım durumu gibi) ve etkinliğe özel KVKK onayını ekleyebilirsin. Kayıtlı katılımcılar hatırlatma e-postası alır; çevrim içi etkinlikte ekrana QR vererek yoklama alırsın. Etkinlikten sonra katılımcılar birbirine tanışma isteği gönderebilir, iki taraf da kabul edince mesajlaşırlar; liste kimseye toplu olarak açılmaz. Topluluğunu kurmak için: Topluluk platformu · Teknoloji topluluğu nasıl kurulur?

Sık sorulan sorular

Hackathon ne kadar sürer?

Çoğu hackathon 24-48 saat sürer. Kurum içi ve öğrenci hackathonlarında tek günlük, birkaç haftaya yayılan çevrim içi formatlar da var.

Hackathon düzenlemek için ne kadar önceden başlamalıyım?

8-12 hafta önce başlamak, sponsor, mekan ve mentor bulmak için yeterli zaman bırakır. Küçük bir topluluk hackathonu için 6 hafta da yetebilir.

Hackathonda projeler kime ait olur?

Bu katılım koşullarına bağlıdır. Genelde haklar takımda kalır; organizatör ya da sponsorun farklı bir şartı varsa kayıttan önce açıkça yazılmalıdır.

Takımı olmayan biri hackathona katılabilir mi?

Evet. İyi bir organizatör takımı olmayanlar için etkinlik öncesinde ya da başında eşleştirme yapar.

Hackathonda katılımcıların fotoğrafını paylaşabilir miyim?

Çekim yapılacağını önceden duyurman ve yüzü belirgin fotoğrafları tanıtımda kullanmak için katılımcının açık rızasını alman gerekir. Çekilmek istemeyenleri görünür bir işaretle ayırt edebilirsin.